Le grand Mic-Mac des licences logicielles Cloud

Depuis l’avènement des services cloud et notamment SaaS, les éditeurs rivalisent d’ingéniosité pour déterminer les modalités de facturation des licences. Pour nombre de logiciels, une version souvent appelée « per seat » est présumée correspondre au nombre de sièges, donc au nombre d’utilisateurs effectifs. On notera au passage que cela correspond plus au nombre d’utilisateurs qu’au nombre de sièges, sinon cela avantagerait les entreprises qui pratiquent les bureaux partagés.

Le décompte par "Seat"

D’apparence très simple, ce décompte par « seat » s’avère bien plus complexe qu’il n’y paraît dans nombre de cas car, comme souvent avec les services cloud, le diable se cache dans les détails des petites lignes du contrat (vous savez, celles que l’on ne lit pas…).

Migration de la messagerie

Prenons par exemple le cas, finalement assez classique, d’un besoin pour un utilisateur d’un service de messagerie avec service d’antispam et sauvegarde externalisée qui serait migré depuis un service tiers vers 365. En toute logique, il faudrait disposer d’une licence de chacun des éditeurs concernés par le service.

de Cloudiway, dans ce cas, il faudra évidemment une licence pour chacune des boîtes mails de l’utilisateur mais aussi une pour chaque boîte partagée à laquelle il a accès soit déjà un peu plus que le nombre de sièges.

La messagerie dans Microsoft 365

Une fois migré dans Microsoft 365, bonne nouvelle pour cette fois, il ne faut pas de licence pour la boîte partagée mais uniquement une licence par boîte mail individuelle.

L'antispam MailinBlack

Il faut maintenant activer un service d’antispam. Dans le cas de Mailinblack, chacune des adresses protégées devra disposer d’une licence. Ainsi, un utilisateur avec plusieurs adresses, groupes de distribution ou boîtes partagées pourra avoir besoin de plusieurs licences donc une valeur encore différente de celle pour la migration.

La sauvegarde des mails, Onedrive et Sharepoint

Il reste à sauvegarder cette boîte en dehors de Microsoft 365 puisque, contrairement aux idées reçues, ce n’est pas un service inclut en standard, qu’il n’y a pas d’engagement de service associé, et que la bonne pratique veut que l’on sauvegarde sur un autre service pour se prémunir d’un défaut structurel chez Microsoft. Pour information, il y a peu de temps, Google a perdu les données de certains clients (Cf ChannelNews). La perte de données en cloud n'est donc pas un risque improbable. Pour cela, nous utiliserons par exemple le service de backup cloud d’Acronis. Cette fois, le décompte est plus hasardeux. En effet, si un utilisateur accède à un site SharePoint qui est lui-même utilisé par 50 utilisateurs, alors le simple ajout de la sauvegarde de cet utilisateur et du SharePoint concerné imposera de souscrire 50 licences même si les 49 autres utilisateurs n’ont pas besoin d’être sauvegardés !

La prédictibilité des coûts

Même si, pour chacun des outils, il n’est pas forcément illogique de décompter différemment, cela induit une complexité pour le client final et pour l’intégrateur à qui cela impose souvent d’être dans un mode de facturation non prédictif, puisque dépendant des usages spécifiquement souhaités voire même des changements de mode de calcul qui peuvent survenir en cours de route. De manière générale avec un service Cloud la question à se poser sous l’angle économique est « Savez-vous prédire exactement combien vous allez payer le mois prochain ? » Très souvent il est impossible d’y répondre par l’affirmative quand bien même, à priori, il n’y aurait pas eu de changement significatif dans les modalités d’utilisation.